(Mis à jour au 5 mars 2011)

1. PROCÉDURE DE CREATION DES NOUVEAUX CERCLES.

a. Tout nouveau cercle doit s'adresser ou être adressé au directeur du classement. Celui-ci leur communique les premiers renseignements indispensables et leur envoie notamment :
(1) un exemplaire des statuts et règlements de la F.É.F.B.
(2) une liste du comité de la F.É.F.B. et de leur ligue.
(3) une formule d'adhésion à la F.É.F.B.[1]

b. La Ligue est chargée du complément d'information tant au point de vue administratif qu'échiquéen.

2. COTISATION.

a. Les cercles ont l'obligation de demander une licence pour tous leurs membres, quelle que soit l'importance de l'activité de ceux-ci, sauf pour ceux qui sont licenciés en ordre principal par un autre cercle, et, pour les cercles de Bruxelles, pour ceux qui sont licenciés à la V.S.F.
b. Les cercles paient une cotisation par membre licencié, dont le montant est fixé par l'assemblée générale. Un taux réduit est d'application pour les joueurs considérés comme jeunes par les règlements de la F.I.D.É.
La cotisation d’un cercle est au minimum celle qui correspond à quatre joueurs seniors nouvellement affiliés.
Les cotisations définitives sont établies sur la base de la liste des joueurs licenciés au 31 mai de l’année.
c. Les modalités de paiement sont fixées annuellement et communiquées par le trésorier aux cercles.
d. Le trésorier établit les cotisations provisoires sur base des joueurs affiliés au 15 septembre de l’année Les cercles qui n’ont pas payé leur cotisation provisoire avant le 1^er novembre sont suspendus d’office jusqu’à parfait paiement : ils ne peuvent exercer aucune activité au sein de la F.É.F.B. et leurs membres ne peuvent prendre part aux compétitions officielles.
Tout cercle qui n'est pas en règle de cotisation et participe malgré tout à une activité de ligue ou de la F.É.F.B. est passible d'une amende dont le montant minimum est celui de sa cotisation fédérale.
En tout état de cause, ceux qui ne se sont pas acquittés de leur cotisation provisoire avant le 15 novembre sont passibles d’une majoration de 10% du solde dû. Si la situation n’est pas encore régularisée au 15 décembre, une nouvelle majoration de 10% est possible.
e. Les cercles sont invités à payer le solde de leur cotisation pour le 15 juillet au plus tard.
A défaut, ils sont suspendus d’office, avec les mêmes conséquences que celles énoncées au point d, alinéas 1er et  2, en cas de non paiement de la cotisation provisoire et la plus prochaine assemblée générale statue sur leur exclusion éventuelle.
En tout état de cause, ceux qui ne se sont pas acquittés du solde de leur cotisation avant le 1er août sont passibles d’une majoration de 10% du solde dû. Si la situation n’est pas encore régularisée au 31 août, une nouvelle majoration de 10% est possible.
A partir du 1er septembre suivant, les membres des cercles défaillants peuvent s’affilier à un autre cercle aux conditions fixées par le Conseil d’administration de la F.É.F.B.

f. Le cercle qui aligne un joueur non licencié dans une compétition comptant pour le classement Elo belge ou international est redevable d’une cotisation pour ce joueur.  

3. CONSEIL D'ADMINISTRATION.

a. Composition.
Il est composé d'un maximum de onze (11) membres, désignés par l'assemblée générale en veillant à ce que chaque ligue soit représentée. Il peut s'adjoindre à titre exceptionnel et jusqu'à l'assemblée générale suivante, un ou plusieurs membres dont il spécifiera titre et fonction.

b. Pouvoirs.
1. Il a les pouvoirs les plus étendus pour la gestion et l'administration de la F.É.F.B. Il veille au respect de la ligne de conduite préconisée par l'assemblée générale.
2. Il peut siéger en instance d'appel des décisions des ligues, sauf celles qui sont de la compétence du Comité sportif d’appel.
Le joueur ou le cercle dispose d’un délai d’un mois pour introduire une réclamation auprès du président.
Faute, pour le conseil, d’avoir communiqué sa décision dans les trois mois de la réception de la réclamation par le président, celle-ci est inscrite d’office à l’ordre du jour de la plus prochaine assemblée générale.
3. A la majorité des deux tiers, il peut suspendre ou modifier PROVISOIREMENT un point du présent règlement ou du Règlement des tournois. L'ordre du jour de l'assemblée générale suivante doit comporter l'examen de ce point.

c. Nominations.
Le conseil d’administration a l'obligation de pourvoir au remplacement de tout membre qui renonce à son mandat.

d. Réunions.
Le président réunit le conseil d'administration en principe une fois par trimestre. Il peut convoquer une réunion extraordinaire s'il l'estime nécessaire ou si trois (3) membres le demandent. Dans ce dernier cas, la réunion doit avoir lieu dans les quinze (15) jours.

e. Convocations.
Le calendrier des prochaines réunions est établi lors de chaque réunion. Une convocation est envoyée au moins dix (10) jours avant la réunion par courrier postal ou électroniqueet comporte l'ordre du jour. Quinze (15) jours avant la date prévue, chaque membre peut envoyer au président l'énoncé des questions qu'il désire voir examiner.

f. Délibérations.
1. Le président dirige la réunion. A son défaut, les vice-présidents puis le secrétaire dirigent la réunion.
2. Les décisions sont prises à la majorité simple des présents. En cas d'égalité la voix du président est prépondérante.
3. Tout vote est secret s'il s'agit de personnes. Il peut l'être pour toute proposition, à la demande d'un membre.
4. Pour délibérer valablement, il faut que la moitié des membres soient présents ou représentés par un autre membre du Conseil. Tout membre ne peut être titulaire que d’une seule procuration.

g. Procès-verbaux.
1. Les procès-verbaux sont envoyés par le secrétaire par courrier postal ou électroniquedans les quinze jours.
2. Celui-ci transmet, aux fins de publication, le texte des procès-verbaux au responsable du site web.

4. DU PRÉSIDENT.

a. Il préside le conseil d'administration et l'assemblée générale.
b. Il surveille la stricte observance des statuts et règlements.
c. Il propose un plan de politique générale et représente la fédération à toute manifestation où elle est invitée et désire être représentée.
d. Il provoque les assemblées générales extraordinaires s'il y a lieu.
e. Il peut mandater une personne pour le remplacer dans un cas déterminé.

5. DES VICE-PRESIDENTS.

Ils sont au nombre de deux. Le premier vice-président remplace le président en cas d'absence ou d'empêchement de celui-ci et en exerce les fonctions. A son défaut, le deuxième vice-président exerce ces fonctions.

6. DU SECRÉTAIRE.

a. Il est chargé de la correspondance de la F.É.F.B. et en conserve les archives.
b. Il rédige et conserve les procès-verbaux de l'assemblée générale et du conseil d'administration et les convoque à la demande du président.
c. Il tient registre des présences à ces réunions.
d. Il préside les réunions si le président et les deux vice-présidents sont absents.
e. Toute correspondance lui étant adressée et n'étant pas de son ressort doit aussitôt être envoyée au responsable en cause.
f. Le secrétaire veille aux formalités de publicité prévues par la loi.

7. DU TRÉSORIER.

a. Il reçoit les cotisations et toutes les autres sommes adressées à la fédération.
b. Il effectue les paiements conformément au budget approuvé par l'assemblée générale.
c. Il établit un budget de l’exercice suivant soumis à l'approbation du conseil d'administration puis de l'assemblée générale.
d. Il tient la comptabilité journalière de l’association et établit les comptes annuels. En outre, il soumet à l’assemblée générale un bilan établi selon les principes de la comptabilité en partie double.
e. Il soumet à chaque réunion du conseil d'administration un rapport financier.

8. DU DIRECTEUR DES TOURNOIS.

a. Il s'occupe de l'organisation des championnats individuels et interclubs de la fédération et des autres compétitions mises sur pied par celle-ci. Il peut mandater un cercle ou une personne pour une compétition avec l'accord du conseil d'administration.
b. Il tient registre des résultats et les communique dans les plus brefs délais au service de classement et à la presse.
c. Il dresse le rapport au conseil d'administration et à l'assemblée générale.
d. Il établit un calendrier protégé. Les cercles et les ligues intéressés doivent faire connaître leurs desiderata six mois d'avance.
e. Il aide le trésorier à la vérification des affiliations.

9. DU BULLETIN D'INFORMATION.

a. L'administrateur du bulletin est chargé de la rédaction et de l'administration du bulletin ainsi que de la publicité.
b. Il peut s'adjoindre un comité de gestion et de rédaction ayant l'approbation du conseil d'administration.

10. DU DIRECTEUR DE LA JEUNESSE.

a. Il est responsable de toutes les compétitions réservées aux jeunes et est le représentant de la F.É.F.B. à la section Jeunesse de la F.R.B.É.
b. Il est responsable de la représentation F.É.F.B. aux compétitions nationales et internationales jeunes.
c. Il assure la gestion des subsides alloués par la F.É.F.B. et par d'autres instances.
d. Il est responsable de la propagande en faveur de la jeunesse.

11. DU CHARGÉ DES RELATIONS EXTÉRIEURES ET DE LA PROPAGANDE.

a. Il est responsable mandaté auprès des instances nationales et communautaires.
b. Il établit le schéma des opérations à entreprendre auprès de ces instances et en avertit les intéressés. Il est en possession des formulaires adéquats pour les opérations prévues.
c. Il est mandaté pour entreprendre spontanément ou à l'initiative du conseil d'administration toute démarche propre à assurer une aide matérielle ou morale à la F.É.F.B.
d. Il doit établir un rapport à chaque réunion du conseil d'administration.

12. DU DIRECTEUR DU CLASSEMENT.

a. En fonction des directives du service de classement national, il communique aux cercles les renseignements nécessaires.
b. Il délivre les numéros de matricule des joueurs et des cercles et en tient registre.
c. Il est en outre chargé de la première relation avec les cercles.

13. DU COMITÉ SPORTIF D'APPEL.

Le comité sportif d'appel (C.S.A.) est mis en place par l'assemblée générale de la F.É.F.B.
Il est composé d'autant de membres que de ligues. Chaque ligue désigne un membre. En cas de carence totale ou partielle des ligues, le conseil d'administration désigne provisoirement, jusqu'à l'assemblée générale suivante, autant de membres qu'il est nécessaire pour qu'ils soient cinq en tout. L'assemblée générale suivante procède aux mêmes désignations. Les membres du C.S.A. sont désignés par les ligues ou par l'assemblée générale pour une durée de deux ans. Ils ne peuvent exercer aucune fonction dirigeante au sein de la F.É.F.B. (dont celle de membre du conseil d'administration).
Le C.S.A. traite des appels contre les décisions sportives relatives aux compétitions organisées par la F.É.F.B., les ligues et les cercles qui en dépendent, et notamment des réclamations contre les décisions des directeurs des tournois. Le C.S.A. traite des appels contre les sanctions prises par le  conseil d’administration en cas de violation des règles de la F.I.D.É.  ou de la Communauté française de Belgique sur le dopage.
Tout appel au C.S.A. doit être motivé et adressé par écrit au secrétaire de la F.É.F.B. dans les trente jours de la décision mise en cause. Le secrétaire saisit le C.S.A. de l’appel.
Le C.S.A. vérifie tout d'abord sa compétence dans la matière qui lui est soumise. Le C.S.A. ne peut se prononcer valablement qu'en présence de trois de ses membres au moins pour autant que les parties concernées aient été invitées à comparaître au moins quinze jours avant l’examen du cas.
Le C.S.A. est présidé par celui de ses membres qui porte le titre d'arbitre le plus élevé et, à égalité de titre, par celui qui est le plus âgé. Toutefois, les membres du comité peuvent choisir d’en confier la présidence au plus âgé des docteurs en droit, licenciés en droit ou titulaires d’une maîtrise en droit, qui en seraient membres
En cas d'égalité lors d'un vote, la voix du président est prépondérante.
Les décisions du C.S.A. sont définitives, sauf vice de forme constaté par l'assemblée générale de la F.É.F.B.

14. a. DES LIGUES.

La F.É.F.B. délègue à des organes provinciaux dénommés "Ligues" la mise sur pied des compétitions régionales et la propagande en faveur des échecs, en ce compris l'accueil des nouveaux cercles.
Il y a une ligue par province, plus une pour la région de Bruxelles.
Deux ligues qui le souhaitent peuvent fusionner.
Un cercle qui le demande pour des raisons importantes laissées à l'appréciation du Conseil d'Administration, peut être rattaché à une ligue autre que celle de sa province ou n'être rattaché à aucune ligue.
Chaque ligue est gérée par un comité composé d'un président, un vice-président, un secrétaire, un trésorier, un directeur des tournois, un délégué à la jeunesse et un représentant de chaque cercle. Les six premiers constituent le bureau de la ligue. Ils sont désignés, en principe, par les représentants des cercles, ou, en cas de carence de ceux-ci, par le conseil d'administration de la F.É.F.B.
La ligue doit au minimum organiser un championnat individuel qualificatif pour le championnat de la F.É.F.B. Elle est invitée à organiser des championnats individuels de la jeunesse et des championnats interscolaires. La ligue de Bruxelles peut déléguer tout ou partie de ces obligations à l'Association bruxelloise des Echecs.
Pour financer leurs activités, les ligues reçoivent de la F.É.F.B. une ristourne proportionnelle au nombre, pour l'exercice écoulé, des membres de leurs cercles. Le montant par membre de cette ristourne est fixé par l'assemblée générale.
A peine de perdre leur droit à la ristourne pour l’année en cours, les ligues transmettent au trésorier, chaque année avant le 30 novembre (à titre transitoire, pour l’exercice social 2011, la date limite est le 31 mars), un rapport de leurs activités pendant l’année écoulée et de l’utilisation de la ristourne reçue pour cette période.
Les ligues peuvent percevoir, à charge de leurs cercles, des cotisations supplémentaires ou des amendes, selon un règlement fixé par leur comité, sans qu'un cercle puisse être tenu à payer plus du tiers de la partie du subside fédéral qui correspond au nombre de ses membres.

14. b. DE LA FORMATION.

La F.É.F.B. peut organiser des sessions théoriques et pratiques de formation d’arbitres, de dirigeants de cercle, de moniteurs et d’entraîneurs d’échecs. La réussite d’une session est sanctionnée par un brevet délivré par le conseil d’administration ou par la personne qu’il désigne.

15. DE LA CORRESPONDANCE.

Elle est signée par le responsable du service conjointement avec le président ou son suppléant. Toutefois, la correspondance courante ne demande qu'une signature.

16. DE L'AVOIR.

Les fonds appartenant à la F.É.F.B. sont déposés soit en banque, soit aux chèques postaux, soit à un organisme similaire. Le trésorier ouvre un compte qui fonctionne soit avec sa seule signature, soit avec la signature de deux autres administrateurs parmi cinq désignés à cette fin par le conseil d'administration.

17. SANCTIONS.

a. Des sanctions peuvent être prises contre les membres ou les licenciés 

-qui enfreignent les statuts et règlements de l’association,

-dont le comportement met en péril le bon fonctionnement ou l’existence de l’association,

-qui font l’objet d’une condamnation de nature à nuire au bon renom de l’association.

-qui ne respectent pas le code d’éthique sportive de l’association.

-qui ne respectent pas les règles contre le dopage édictées par la F.I.D.É. ou par la Communauté française de Belgique[2].

Ces sanctions sont le blâme, la suspension en tant que joueur et/ou dirigeant de Cercle, de Ligue et de toute autre organisation échiquéenne, l’exclusion en tant que joueur et/ou dirigeant de Cercle, de  Ligue et de toute autre organisation échiquéenne
b. Un blâme ou une suspension pour une période ou une compétition déterminées peuvent être infligés :
1° par un cercle pour ses propres compétitions, à l’encontre de ses membres ou pour les faits relatifs à ses propres compétitions ;
2° par un comité de ligue pour les compétitions organisées dans son ressort, à l’encontre de ses cercles membres ou de licenciés relevant de ceux-ci ; les comités de ligues ne sont compétents que pour les faits relatifs à des compétitions se déroulant dans leur ressort ;
3° par le conseil d’administration de la F.É.F.B., à l’encontre des membres de celle-ci ou de licenciés en ordre principal à la F.É.F.B.
La suspension d’un cercle peut entraîner la suspension de tous ses joueurs.
Le cercle ou le comité de ligue peut demander à la F.É.F.B. d’étendre la sanction.
c. L’exclusion d’un cercle ou d’un licencié ne peut être prononcée que par l’assemblée générale de la F.É.F.B., aux conditions fixées par l’article 12, alinéa 2, des statuts.
L’exclusion d’un cercle peut s’accompagner de l’exclusion de tout ou partie de ses dirigeants.
La suspension d’un cercle ou d’un licencié pour une durée de plus de trois ans doit être ratifiée par la plus prochaine assemblée générale.
d. Toute sanction prend cours à partir du jour où elle est prononcée.
e. Une sanction ne peut être prise que si le cercle ou le joueur a été invité à comparaître au moins quinze jours avant l’examen du cas. En cas de flagrant délit ou de récidive, une sanction provisoire peut être décidée par le conseil d’administration.
f. Contre les sanctions décidées par un comité de ligue, tout licencié, tout cercle dispose d’un délai d’un mois à compter de la signification de la sanction pour interjeter appel auprès du conseil d’administration. Les décisions du conseil d’administration statuant en degré d’appel sont définitives; lorsque le conseil statue en première instance, appel peut être fait soit devant le Comité sportif d’appel pour les sanctions prises en matière de dopage soit à l’assemblée générale dans les autres cas.

g. Les parties invitées à comparaître devant le conseil d’administration ou devant l’assemblée générale peuvent se faire assister par un tiers.

18. DISSOLUTION.

a. Elle ne peut être prononcée que par une assemblée générale extraordinaire convoquée à cet effet.
b. Le président convoque une telle assemblée si toute activité sociale a fait défaut pendant six mois consécutifs.
c. En cas de liquidation, un ou deux commissaires seront nommés en vue de vérifier la gestion et de procéder à la liquidation de l'avoir social.
d. Les dettes seront payées et le matériel vendu aux enchères entre les membres au cours d'une assemblée générale ayant à l'ordre du jour la clôture de sa liquidation.
e. cette assemblée ultime décidera du sort réservé aux trophées remportés.

19. DES RAPPORTS AVEC LA F.R.B.É. ET LA F.I.D.É.

La F.É.F.B. est affiliée à la F.R.B.É. et, partant, à la F.I.D.É.

Annexe.

Code d'éthique sportive de la F.É.F.B.

Ce code fait partie intégrante du R.O.I. de la F.É.F.B. 

• Respecter les règlements et ne jamais chercher à les enfreindre.
• Respecter l’autre comme soi-même et s’interdire toute forme de discrimination sur base du sexe, de la race, de la nationalité ou de l’origine, de l’orientation sexuelle, de l’origine sociale, de l’opinion politique, du handicap ou de la  religion.
• Respecter les arbitres. Accepter leurs décisions sans jamais mettre en doute leur intégrité, sauf par l’exercice des recours permis par les règlements de la compétition ou de la F.É.F.B.
• Respecter le matériel mis à disposition.
• Éviter l’animosité et les agressions dans ses actes, ses paroles ou ses écrits.
• Rester digne dans la victoire comme dans la défaite, en acceptant la victoire avec modestie, ne pas chercher à ridiculiser l’adversaire.
• Savoir reconnaître la supériorité de l’adversaire.
• Refuser de gagner par des moyens illégaux ou par la tricherie, ne pas user d’artifices pour obtenir un succès, respecter l’adage “un esprit sain dans un corps sain”.
• La générosité, l’abnégation, la compréhension mutuelle, l’humilité même, sont aussi vertueuses que la volonté de vaincre.
• Le sport doit être considéré comme l’école de la solidarité et de la maîtrise de soi.